Bestimmte doch seit April 2020 das Arbeiten aus den eigenen vier Wänden den Arbeitsalltag vieler Branchen, ziehen die Belegschaften einiger Unternehmen nun nach und nach zurück in die gewohnte Büroumgebung.
Während manche Unternehmen auch in Zukunft auf remotes Arbeiten vertrauen, einige mittlerweile wieder voll im Büro arbeiten, ist für eine weitere Gruppe der Weg ins Büro zu einer echten Seltenheit geworden. Eine Seltenheit, die mit ihren eigenen Herausforderungen daher kommt.
Ein großer Teil der Meetings muss nun hybrid stattfinden: Mit Mitarbeitern aus dem Büro und dem Homeoffice. Klingt simpel, ist es häufig aber gar nicht. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt, die auch hybride Meetings zu einem vollen Erfolg machen.
Tipp#1 – 100% Sicherheit
Kommunizieren Sie klar und eindeutig, wie Ihre Meetings stattfinden. Alles, was nicht zu 100% digital oder vor Ort stattfindet, steigert Zeitaufwand und Planung für alle Beteiligten deutlich. Ganz zu schweigen von der Ungewissheit, ob man sich am richtigen Ort befindet.
Tipp #2 – Die Verbindung
Erster Gedanke: Verügen alle Teilnehmenden über eine stabile Internetverbindung? Mit „Verbindung“ meinen wir jedoch etwas anderes. Aus analogen Terminen kennen wir es bereits, dass bestimmte Rollen vergeben werden. Eine Person moderiert den Termin und wahrt so einen roten Faden oder ein Protokollant, der Besprochenes festhält. Bestimmen Sie für digitale Meetings jemanden, der die Zugeschalteten miteinbezieht und dafür sorgt, dass niemand im Cyberspace verloren geht.
Tipp #3 – Digitale Augenhöhe
Das technische Umfeld ist das A und O. Stellen Sie sich vor dem Meeting die folgenden fragen: Ist mein Mikrofon gut genug, sodass mich alle vernünftig hören können? Oder ist es vielleicht sogar so empfindlich eingestellt, dass sich die Redner:innen doppelt hören? Ist in meinem Kameraausschnitt etwas Ablenkendes, bspw. Lichtreflexionen oder spielende Haustiere, zu sehen?
Tipp #4 – Technisches Vertrauen
„Könnt ihr mich sehen?“ – Keine andere Frage beschreibt die ersten Meeting-Erfahrungen aus dem Frühjahr 2020 so gut wie diese. Doch auch heute stellt die Technik für viele eine zu nehmende Hürde dar. Die Qualität der technischen Ausstattung beeinflusst das Erlebnis maßgeblich – und unter Umständen so auch das Ergebnis. Haben Sie einen Plan B parat; wie ein zweites Paar Kopfhörer oder das Umstellen auf den Handy-Hotspot.
Hybride Meetings brauchen gute Technik und feste Regeln – etwa die oben beschriebenen. Auch bei Ihrer technischen Ausstattung haben wir einen Tipp für Sie. Schauen Sie doch einmal in unserem neuen IT-Megastore vorbei. Dort finden Sie alles, was Sie für Ihre zukünftigen Meetings brauchen.
Wenn IT, dann Team-IT.