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Der zweite Schritt zum papierlosen Büro!

Verfasst von Team-IT Systemhaus

Der Entschluss steht fest! Ihr Büro wird endlich papierlos und Sie wollen mit der Planung und der Organisation starten. Zu Beginn sollten Sie im Hinterkopf haben, dass dies kein 1-Tages-Prozess ist und einer sorgfältigen Planung bedarf. Grundsätzlich müssen Sie darauf achten, wie viele Mitarbeiter von dieser Umstellung wirklich betroffen sind und eine Struktur erarbeiten.

Schauen Sie sich in der Firma um und prüfen Sie, in welchen Abteilungen mit Papier gearbeitet wird. Ob Ausdrucke, Post oder Notizblöcke.. Dies alles gehört nicht mehr in ein papierloses Büro.

Das papierlose Büro

Ein papierloses Büro verzichtet zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzsteigerung und Umweltschutz auf papiergebundene Dokumente und nutzt dafür nur EDV-gestützte Verfahren.

Welche dieser Vorgänge können auf eine digitale Bearbeitung umgestellt werden und welche Tools können Sie dabei durch bereits vorhandene Schnittstellen unterstützen? Denn ein papierloses Büro macht nur Sinn, wenn Sie Tätigkeiten miteinander verknüpfen können. Sonst laufen Sie Gefahr sich noch mehr Arbeit zu machen, indem Sie versuchen von einem Tool zum anderen wichtige Daten zu importieren.

Steht diese Struktur fest, definieren Sie eine Ordnerstruktur, an die sich alle Mitarbeiter halten müssen. Denn nur so kann gewährleist sein, dass jeder Mitarbeiter den benötigten Ordner schnell und einfach auf dem Server wiederfindet. Erlauben Sie hier keine Kompromisse, sonst starten Sie direkt zu Beginn mit einem Chaos. Halten Sie diesen Prozess auch unbedingt für zukünftige Mitarbeiter fest, so können Sie gerne Wünsche und Anregungen von Ihren itarbeitern ab, denn diese arbeiten täglich mit diesen Dokumenten und können Ihnen hilfreiches Feedback dazu geben.

Schön und gut, wenn dann doch der Zugriff zu den entsprechenden onlinegestellten Ordnern fehlt. Hinterlegen Sie eine Liste, in der festgelegt ist, wer für welche Ordner Zugriffsrechte benötigt. Diese Liste muss sorgfältig gepflegt werden und zum Beispiel beim Ausscheiden eines Mitarbeiters sofort aktualisiert werden. 

Nun beginnt das Ordnen der Dokumentenflut! Alle Mitarbeiter müssen eine genaue Anweisung dazu erhalten, wie sie ihre Dokumente einscannen und wie sie diese in dem entsprechenden Ordner-System abspeichern müssen. Geben Sie unbedingt vor, wie Dokumente und Ordner benannt werden müssen, und achten Sie darauf, dass dies konsequent durchgezogen werden muss. Durch eine einheitliche Benennung der Dokumente können die Daten schnell und einfach auf dem Server gefunden werden. 

Es muss sichergestellt werden, dass alle benötigten Unterlagen professionell eingescannt und digitalisiert worden sind. Lassen Sie sich dies auch gerne von Ihren Mitarbeitern unterschreiben. Dies erhöht möglicherweise den Druck, aber sorgt auch für eine gewissen Sorgfaltspflicht. Denn durch die DSGVO ist gerade in Sachen Rechtssicherheit und der sogenannten Aufbewahrungspflicht eine ordentliche Arbeit notwendig. Denn steht eine Steuer- oder sogar Betriebsprüfung an, muss gewährleistet sein, dass Sie alles finden! 

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