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Das digitale Potential ist endlos!

Verfasst von Team-IT Systemhaus

Die Digitalisierung des Büroalltages ist zurzeit das Top-Thema. Denn es spart Ihrem Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern steigert auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter! Durch neue und innovative Tools gelingt Ihnen der Wechsel zum papierlosen Büro im Handumdrehen.

Doch was versteht man eigentlich unter einem papierlosen Büro? In einem papierlosen Büro
herrscht sozusagen eine regelrechte Armut an Ausdrucken, Notizblöcken, Post It´s und sogar Briefumschlägen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Doch in vielen Unternehmen sieht es noch so aus:

Unterlagen werden nicht digitalisiert, sondern lagern im Keller oder in externen Lagern
außerhalb Ihres Büros oder sogar in Archiven. Wenn dann etwas dringend benötigt wird, muss immer jemand ins Auto steigen und losfahren. Wenn diese Anfragen gesammelt
werden, könnte es durchaus für eine gewisse Zeit realisierbar sein. Doch so läuft es in den meisten Unternehmen leider nicht ab. So muss sich immer ein Mitarbeiter bereithalten, falls er doch mal in das externe Lager oder Archiv fahren muss. Und das verursacht natürlich in seiner Arbeit eine Pause, die er erst einmal wieder aufholen muss. Angekommen im externen Lager kann es dazu kommen, dass der Mitarbeiter erst stundenlang sucht, da die 10 Jahre-Aufbewahrungspflicht natürlich auch viel Platz in Anspruch nimmt und zum anderen kann es durchaus sein, dass die geforderten Dokumente nach der Zeit ausgeblichen sind. Hat er die Unterlagen dann doch gefunden, fährt er wieder zurück ins Büro. Entweder ist die verantwortliche Person schon im Feierabend, da die ganze Aktion so lange gedauert hat, oder hat so viel auf dem Schreibtisch, dass sie bereits andere Fälle bearbeitet.

Durch die Umstellung auf ein papierloses Büro können Sie sich externe Lager und Archive sparen. Denn Sie können auch große Datenmengen speichern und sogar verschicken. Ein Austausch ist auch möglich und das, ohne dabei einen riesengroßen und unnötigen Papierberg zu produzieren. Durch einen gemeinsamen Datenzugriff garantieren Sie optimale
Abwicklung der Aufgaben, sowie die Flexibilität Ihrer Mitarbeiter. Sie können dadurch Aufgaben und Fälle schneller und effektiver abarbeiten. Sie sparen sich die Fahrerei, Schlepperei und Sucherei in verstaubten Lagern und Archiven und das spart Ihrem Unternehmen viel Geld!

In Ihren Mitarbeiterkreisen wird es immer mal wieder Skeptiker geben, die überzeugt werden müssen, da viele sehr gerne den traditionellen Weg mit Stift und Papier gewohnt sind. Diese Mitarbeiter können sich durchaus schwertun, wenn sie demnächst nur noch digital arbeiten müssen. Versuchen Sie hier den Mitarbeitern die Ängste und Vorurteile zu nehmen. Geben Sie Schulungen und bieten Raum für Gespräche, um sich über die neuen Tools auszutauschen.

Denn auch die letzten Skeptiker werden merken, dass ein papierloses Büro nur Vorteile
bietet.

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