Marketing | Team-IT

I DON’T NEED TIME – I NEED A DEALINE.
– Duke Ellington, Komponist

Verfasst von Team-IT Systemhaus

Zeit ist kostbar. Das haben wir bereits in jungen Jahren gelernt. Gerade in der Arbeitswelt kommt Ihnen dieser Satz vielleicht bekannt vor:

„Dafür habe ich jetzt gerade keine Zeit.“

Genug Zeit hat anscheinend niemand und es entstehen jede Menge ungewollte Überstunden und trotzdem passen die Ergebnisse nicht zu dem zeitlichen Aufwand. Haben Sie den Aufwand falsch eingeschätzt oder arbeiten Ihre Mitarbeiter und Kollegen etwa ineffizient und ohne Struktur?

Manche Mitarbeiter und Kollegen brauchen deutlich länger für die gleiche Aufgabe, da sie unterschiedlich an diese herangehen. Kein Wunder also, wenn andere Aufgaben dadurch hinten rüber fallen oder in unzähligen Überstunden zu bewältigen versucht werden.

Zeitmanagement

Unter Zeitmanagement versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit produktiv zu nutzen. 

Mitarbeiter, die bestimmte Aufgaben bereits über längere Zeit bearbeiten, können bei der Übergabe um Hilfe gebeten werden. Diese können auf ihren Erfahrungsschatz zurückgreifen und Sie bei der Aufgabe mit einem Briefing unterstützen. 

Klare Prozesse müssen verankert werden, um stundenlange und umständliche Systeme zu vermeiden. Denn diese erleichtern nicht die Arbeit, sondern können zusätzlichen Frust schaffen.

Versuchen Sie immer alles zu terminieren, denn sobald es im Kalender steht, kann nichts durchrutschen!

Wichtig! Planen Sie unbedingt Pufferzeiten ein, in denen Sie eine gewisse Zeit Dinge abarbeiten können, die nicht all zu wichtig für Ihre Arbeit sind, aber trotzdem erledigt werden müssen. Ansonsten werden Sie diese irgendwann überrennen. Auch Aufgaben, wie Rückrufe, sollten Sie mit einem Zeitfenster in Ihrem Kalender eintragen. Nur so kann gewährleistet sein, dass Sie nicht in die Falle tappen und dies zwischendurch ‚mal eben‘ erledigen.

James

James automatisiert immer wiederkehrende Unternehmensprozesse für Sie und hält Ihnen damit den Rücken frei. So haben Sie mehr Zeit für umsatzsteigernde Maßnahmen und die Dinge im Leben, die Ihnen Freude machen. Mehr dazu finden Sie hier.

Doch durch die automatische Erstellung von Aufgabenreihen bei wiederkehrenden Arbeitsprozessen, wie z.B. Freigabeprozessen, können Sie Ihre Arbeit noch besser koordinieren und transparenter gestalten. 

Und das Gute ist: James berücksichtigt und trackt die Arbeitszeit, die Sie für Ihre To-Do-Listen benötigen, wodurch Sie einen übersichtlichen Überblick darüber erhalten, welche Aufgaben bereits erledigt und welche eventuell Zeitfresser sind. 

James hilft Ihnen nicht nur beim Zeittracking, sondern auch bei der Auswertung, für welche Aufgabe im Schnitt wie viel Zeit benötigt wird. So können Sie schnell erkennen, welcher Mitarbeiter eventuell Unterstützung braucht oder welcher Mitarbeiter einen schnelleren und einfacheren Lösungsweg hat. 

James schafft eine Struktur, um die Pläne und die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu verwirklichen und unterstützt diese dabei die Zeit effektiv zu nutzen. Sonst ist Ihr Mitarbeiter nur noch damit beschäftigt To-Do-Listen zu erstellen und diese einzustellen. James soll Ihren Mitarbeitern den Workflow erleichtern und nicht erschweren.

Denn durch gute interne Kommunikation werden die Zufriedenheit, Leistungsfähigkeit und auch die Produktivität deutlich gesteigert. Und dies wird ein spürbarer Erfolg für Ihr Unternehmen sein!

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