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Zeitkiller!

Verfasst von Team-IT Systemhaus

Ihre To Do‘s werden immer mehr und Sie kommen kaum noch hinterher. Einer der Gründe ist, dass Sie sich nicht von Aufgaben trennen können. Mit dieser Einstellung sind Sie nicht alleine. Dass alle Aufgaben in einem Unternehmen erledigt werden müssen, ist Ihnen bewusst, doch Sie tun sich sehr schwer dabei Aufgaben zu delegieren.

Überlegen und überschlagen Sie einmal, was es Sie kostet, wenn Sie die Aufgabe wirklich selber erledigen. Dies geht ganz einfach. Dafür müssen Sie Ihr Gehalt auf eine Stunde herunterrechnen und das Ergebnis wird Sie erstaunen. Denn ein einfacher Vorgang, wie eine Einladung zum Meeting, kann heruntergerechnet extrem teuer werden!

Aufgaben zu delegieren gehört nun einmal zu Ihrem Job dazu und ist mehr als notwendig, um den Überblick zu behalten. Auch wenn manche Aufgaben als sehr lästig erscheinen und Sie diese nur machen, um den Überblick nicht zu verlieren. Doch eigentlich müssten Sie sich anderen Themen widmen. Eine lästige Aufgabe z.B. ist die Dokumentation von Posteingang und Postausgang.

Delegieren

Delegieren als Organisationskonzept bzw. das Delegieren als Vorgang bedeutet die vertikale Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung an nachgeordnete Stellen oder Aufgabenträger.

Notieren Sie alle Aufgaben, die Sie abgeben möchten, und delegieren Sie diese Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter. Schauen Sie, wer am besten für die Aufgabe geeignet ist und erklären Sie dem Mitarbeiter genau, was zu tun ist. Am Anfang werden Sie noch unsicher sein und eventuell auch ein schlechtes Gewissen haben, weil Sie denken, dass Sie diese Aufgaben doch „mal eben schnell“ erledigen könnten. Doch auch diese Zeit summiert sich irgendwann.

Es macht durchaus Sinn für diese Aufgaben eine Assistentin einzustellen. Durch die Unterstützung sparen Sie deutlich an Zeit und können effektiver Arbeiten und Ihren Fokus auf die wichtigen Dinge lenken. Eine Assistentin befreit Sie von einfachen und auch lästigen Aufgaben und bearbeitet diese selbstständig. Durch Ihren langjährigen Erfahrungsschatz trägt sie dazu bei, Ihre Termine zu koordinieren und Ihnen den Rücken frei zu halten. Sie kann unter anderem die Recherche und die Buchungen Ihrer Dienstreisen übernehmen und auch ein Auge auf Ihren Posteingang und Postausgang haben.

James

James automatisiert immer wiederkehrende Unternehmensprozesse für Sie und hält Ihnen damit den Rücken frei. So haben Sie mehr Zeit für umsatzsteigernde Maßnahmen und die Dinge im Leben, die Ihnen Freude machen. Mehr dazu finden Sie hier.

Hier brauchen Sie kein schlechtes Gewissen haben, wenn Sie Aufgaben delegieren. Es ist das Berufsbild einer Assistentin, dass sie Sie bei Ihrer täglichen Arbeit und Ihren Aufgaben unterstützt. Wenn Sie jetzt noch einmal die Rechnung durchführen und das Gehalt durch die Arbeitsstunden teilen, werden Sie merken, dass es nur Sinn macht, Aufgaben zu delegieren. Doch beachten Sie: Delegiertes gehört es auch zu kontrollieren! Hierfür eignet sich James perfekt. Sie können ganz einfach nachvollziehen, welche Aufgaben bereits erledigt worden sind und wann Sie welche Termine haben. Falls Ihnen noch weitere wichtige Aufgaben einfallen, können Sie ganz einfach einen Vorgang erstellen und Ihre gewünschte Deadline einstellen. So kann Ihre Assistentin ganz einfach den Vorgang bearbeiteten und Ihnen zuweisen. In diesen Vorgang investieren Sie wenige Minuten und sparen extrem viel Geld.

Bei allem Delegieren vergessen Sie nicht, dass Ihr Mitarbeiter sich wertgeschätzt fühlen muss, denn viele dieser Aufgaben gehören zwar zu seinem Job dazu, allerdings erledigen viele Mitarbeiter manche Aufgaben auch intuitiv zu ihren eigentlichen Aufgaben. Jemand wischt den Küchentresen ab, bringt die Post auf dem Heimweg zum Briefkasten oder vieles mehr. Wenn Ihnen dieses Verhalten auffällt, loben Sie es gerne! Bedanken Sie sich bei Ihrem Mitarbeiter für seinen Einsatz, denn es ist in der heutigen Arbeitswelt leider nicht mehr selbstverständlich. Dies kann verbal geschehen oder auch mit einem kurzen Kommentar in einem Vorgang, in dem Sie Ihren Mitarbeiter erwähnen.

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