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Work smater – not harder!

Verfasst von Team-IT Systemhaus

Was hat es mit diesem Motto eigentlich auf sich?

Wie kann man sein Team motivieren noch bessere Ergebnisse und Leistung zu erzielen und zwar nicht durch längere Arbeitszeiten, sondern durch bessere Tools, die sie dabei unterstützten, noch produktiver arbeiten zu können?
Nun stellt sich die Frage: „Was macht uns eigentlich unproduktiv und wie können wir dies erkennen?“
Wenn wir das mal genauer betrachten, gibt es eigentlich nur zwei Gründe, warum wir nicht so viel schaffen, wie wir eigentlich könnten.

Grund 1: Prokrastination
Bei der Prokrastination vermeiden wir es mit der Arbeit anzufangen und lenken uns lieber ab. Wir vergleichen Preise für Büroartikel oder holen uns einen neuen Kaffee oder sprechen ausgiebig mit unseren Kollegen über die Pläne für das nächste Wochenende. Aber liegt dieser Mangel an Motivation an fehlender Disziplin und Willenskraft oder woher kommt der Ursprung dieses Verhaltens?

Meistens liegt es doch eher daran, dass eine Aufgabe zu umfangreich ist und wenn sie uns zu groß erscheint, sträuben wir uns davor sie zu bearbeiten. Dies führt auch zu einer gewissen Unsicherheit, denn wir wissen nicht, wie wir anfangen sollen und ob wir eventuell in die falsche Richtung arbeiten. Und aus diesem Grund bearbeiten wir lieber die Aufgaben, die uns vertraut sind und uns einfacher fallen.

Doch die schwierigen Aufgaben verschwinden durch diese Methode nicht. Sie geraten eher unter massiven Zeitdruck und die Aufgabe wird noch viel größer. Beginnen Sie erst einmal mit der Aufgabe, bevor Sie vor dem Ergebnis Angst haben. Um Prokrastination aus Ihrem Arbeitsalltag zu verbannen, müssen Sie sich aktiv Ihren Aufgaben stellen.

Produktivität

Wirtschaftswissenschaftslich gesehen, beschreibt die Produktivität das Verhältnis zwischen produzierten Gütern und den dafür benötigten Produktionsfaktoren, in diesem Fall Zeit. 

Grund 2: Ineffizienz
Wir arbeiten viel zu oft mit den falschen Tools. Obwohl wir angefangen haben, weil z. B. die Deadline gefährlich nah gerückt ist, kann die Aufgabe trotzdem nur schwer gemeistert werden.

Selbst, wenn wir unsere Zeit maximal ausnutzen wollen, und neben dem Aufgabenberg noch an das Telefon gehen, E-Mails beantworten, Dokumente ausdrucken und To Do-Listen checken.

Fakt ist: Wir können uns bei der Arbeit nicht auf zwei Sachen gleichzeitig fokussieren. Deshalb ist der Fokus auf eine Aufgabe besonders wichtig. Wie oft ertappen Sie sich selber dabei Ihre E-Mails zu kontrollieren, obwohl Sie dies erst vor 10 Minuten getan haben? Auch andere Unterbrechungen halten Sie leicht von Ihren eigentlichen Aufgaben ab.
Durch diese vermeintliche Routine verlieren Sie jeden Tag wertvolle Arbeitszeit und es wird unmöglich die Aufgabe mit Bravur abzuschließen. Sie sollten Ihre Aufmerksamkeit auf Ihre Aufgabe lenken, um effizient zu arbeiten.
Häufig denken Sie vielleicht auch, dass all Ihre Aufgaben gleich wichtig sind oder priorisieren diese falsch. Das geht schon zu Arbeitsbeginn los, wenn Sie mit Ihren Aufgaben starten wollen. Sie verzetteln sich schnell mit kleinen und unwichtigen Aufgaben.

Es fühlt sich zwar produktiv an, ist es aber im Endeffekt überhaupt nicht. Und so wird die Aufgabenliste immer länger und umfangreicher und am Ende des Tages wurden die wichtigen Sachen nicht erledigt. Darum ist ein genauer Plan für effizientes Arbeiten notwendig.

Planen Sie bereits am Abend Ihre To Dos für den nächsten Tag. Welche Aufgaben und To Dos müssen Sie erledigen? Bei großen und aufwendigen Projekten eignet es sich perfekt, diese in kleinere Aufgaben zu unterteilen. So können Sie blockweise arbeiten und haben auch kleine Erfolge bis zum Erreichen Ihres Zieles.

 

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Zusätzlich sollten Sie diese nach Wichtigkeit ordnen und diese auch in dieser Reihenfolge bearbeiten. Falls Sie mal nicht alle Aufgaben bearbeiten können, ist es wichtig, dass Sie diese für den nächsten Tag fest einplanen und abarbeiten.

Wichtige Aufgaben sollten Sie zuerst bearbeiten, denn wir alle wissen, dass die Konzentration besonders nach dem Mittagessen oder am Nachmittag deutlich schwindet. Diese sinkt auch, wenn die Anzahl von Ablenkungen steigt und Ihnen über den Kopf wächst. Versuchen Sie abzuwägen, welche Aufgaben realistisch und welche unrealistisch sind. Und ganz wichtig: Sagen Sie auch Nein zu Ablenkungen, wie z. B. durch Unterhaltungen von Kollegen oder unrealistischen Deadlines.

Unser persönlicher Tipp: Nutzen Sie James. Denn in James können Sie nicht nur Aufgaben und To Dos ordnen und Deadlines festlegen, sondern können auch die Priorisierung einstellen. So entlastet Sie James täglich und unterstützt Sie dabei, Ihre Aufgaben zu bewältigen. So gewinnen Sie deutlich mehr Zeit und zugleich noch langfristig mehr Spaß an Ihrer Arbeit.

Reduzieren Sie also Ablenkungen und ordnen Sie Ihre Aufgaben und To Dos. Versehen Sie diese mit realistischen Deadlines. So können Sie ganz entspannt ohne Bauchschmerzen in den nächsten Tag starten und vermeiden das Gefühl nicht alles schaffen zu können.

Denn ein strukturierter Arbeitsablauf ergibt gleichzeitig eine gewissen Routine und diese wiederum bessere Ergebnisse.

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