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So bringen Sie Ihren Recruitingprozess auf das nächste Level!

Verfasst von Team-IT Systemhaus

So bringen Sie Ihren Recruitingprozess auf das nächste Level!
Der Bewerbungsprozess in den meisten Firmen sieht seit Jahren gleich aus. Eine potenzielle Bewerbung geht ein und wird von der verantwortlichen Person aus dem Personalwesen gesichtet und entsprechend bearbeitet. Sind die Unterlagen vielversprechend und aussagekräftig, so wird der Bewerber zu einem telefonischen Interview oder zu einem Vorortgespräch eingeladen. In der Zwischenzeit werden weitere Bewerbungen gesichtet und bearbeitet.

Oftmals werden die Auswirkungen von administrativen Aufgaben, wie:

• Telefoninterview vereinbaren, bestätigen und in den Kalender eintragen,
• Telefoninterview beginnen und Bewerbungsformular vorliegen,
• persönliches Gespräch vor Ort vereinbaren, bestätigen und in den Kalender eintragen,
• Konferenzraum vorbereiten und Bewerbung für HR bereitstellen,
• Speicherung von Notizen und Feedback zum Verlauf der Bewerbung,
• Zusage oder Absage des Bewerbers,
• Vertragsaufsetzung und
• Terminfindung für Vertragsunterzeichnung und Eintragen des Termins im Kalender

unterschätzt. Zum einen denken Sie, dass sich einiges merken können und zum anderen, dass es leichter und durchaus bequemer ist, wenn Sie die Aufgabe schnell selbst erledigen. Dem ist aber nicht so.

Recruiting

Die grundsätzliche Aufgabe des Recruitings besteht darin, das Unternehmen bedarfsgerecht und kostengünstig mit qualitativen Arbeitskräften zu versorgen.

Während Sie auf dem Weg zur Küche sind, um sich einen neuen Kaffee zu holen, kommt Ihnen aus dem Fahrstuhl ein potenzieller Bewerber entgegen. Sie wundern sich, da Sie heute gar keine Notiz bezüglich eines Bewerbungsgesprächs auf Ihrem Schreibtisch hatten. Schnell begrüßen Sie den Gast, parken ihn im Eingangsbereich und hetzen unauffällig in Ihr Büro zurück, um die vermeintliche Notiz zu suchen, doch Sie werden keine finden. Auf Nachfrage bei Ihrer Kollegin, welche Sie in Ihrem Urlaub vertreten hat, erhalten Sie eine Entschuldigung, da Sie den Termin vergessen hatte.

Um Ihren Gast nicht länger warten zu lassen, eilen Sie in den Eingangsbereich, um ihn in den Konferenzraum zu begleiten. Sie entschuldigen sich für die entstandene Wartezeit und beteuern, dass gerade viel los sei. Auf dem Weg zum Konferenzraum bemerken Sie schon von Weitem, dass dieser bereits durch das Projektteam besetzt ist und Sie entschließen sich kurzerhand in ein leeres Büro zu gehen, welches sonst zur Stillarbeit genutzt wird.

Während Ihr Gast sich hinsetzt, versuchen Sie schnell noch das hinterlassene Chaos vom Vorgänger auf dem Schreibtisch unauffällig zu beseitigen und wollen starten. Doch… da war ja noch etwas. Sie wissen leider weder, wie der Bewerber heißt, noch haben sie seine Unterlagen vor sich oder wissen, für welche Stelle er sich denn überhaupt beworben hatte. Geschweige denn Getränke können Sie ihm anbieten. Sie bitten Ihren Gast nochmals um Entschuldigung und flitzen in Ihr Büro und geben Ihrer Kollegin Bescheid doch bitte schnell Kaffee und Wasser zu organisieren. In der Zwischenzeit drucken Sie sich die Bewerbungsunterlagen aus, welche Sie in den gelöschten E-Mails gefunden haben und gehen zurück in das Büro, wo nun Kaffee und Wasser stehen.

Sie starten mit dem Bewerbungsprozess, doch die ganze Vorgeschichte hätten Sie sich sicher stressfreier vorgestellt.

James

James automatisiert immer wiederkehrende Unternehmensprozesse für Sie und hält Ihnen damit den Rücken frei. So haben Sie mehr Zeit für umsatzsteigernde Maßnahmen und die Dinge im Leben, die Ihnen Freude machen. Mehr dazu finden Sie hier.

Und diese Situation ist schon beim Lesen reichlich unangenehm. Dies spiegelt nur viele realistische Situationen wider, welche durch bestimmte Tools sehr schnell vermieden werden können.

James eignet sich durch die automatische Erstellung von Aufgabenreihen bei wiederkehrenden Arbeitsprozessen, wie in unserem Beispiel hier bei Recruiting- Prozessen, perfekt als prozessunterstützendes Tool. Umsetzungsbeispiele sind z. B. Bewerbungs- und Einstellungsprozesse von neuen Mitarbeitern, Quartalsgespräche oder Vertragsunterzeichnungen. Diese können ganz einfach und transparent gestaltet werden.

• Termine einstellen,
• Konferenzräume blocken,
• Konferenzraum vorbereiten,
• Bewerbungsunterlagen vorbereiten,
• Zu- und Absagen verschicken

So können Sie Schritt für Schritt Ihren Bewerbungsprozess optimieren und perfektionieren ohne am Ende knallrot vor einem unangekündigten Gast und besetzten Konferenzraum zu stehen. Sie können die Aufgaben an einzelne Teammitglieder verteilen. Dadurch schaffen Sie maximale Effizienz und eine minimale Fehlerquote.

Denn beachten Sie: Sie arbeiten immer noch mit Menschen zusammen.

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