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Papier ist out!

Verfasst von Team-IT Systemhaus

Sie alle kennen es! Post it‘s sind Ihre besten Freunde im Büro oder im Home Office. Meist sind der komplette Bildschirm und der Schreibtisch mit ihnen bepflastert und man kann kaum noch die Kaffeetasse abstellen. Sie werden ständig an Ihre unerledigten Verpflichtungen und To Do‘s erinnert. Ein effektives Arbeiten ist quasi unmöglich.

Auf der einen Seite machen Notizen Ihren Kopf frei und das ist gut so. Sie helfen somit, dass Ihre Gedanken und Ihr Denkprozess sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben fokussieren können. Auf der anderen Seite liegen sie nun ohne System zerstreut auf Ihrem Schreibtisch und schon bald fangen Sie an nach einer bestimmten Notiz zu suchen und geben auf und versuchen sich an sie zu erinnern.

Auf der Suche nach der einen Notiz finden Sie immer mehr Erinnerungen an jede Menge Arbeit, die nur auf Sie wartet. Dies hat meist zufolge, dass sich Ängste und eine gewisse Art von Unruhe in Ihnen breitmacht. Wie können Sie das nur alles schaffen und wann?

Doch wie können Sie Ihre Notizen optimal hinterlegen, ohne Ihren Schreibtisch damit zu tapezieren und stundenlang nach „der einen Notiz zu suchen“? Und wie können Sie außerhalb Ihres Sichtfeldes aber trotzdem präsent sein?

To-Do-Liste

Eine Liste des Aufgabenmanagements, die festlegt, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann diese erledigt werden müssen.

Wichtig hierbei ist es, dass Sie sich auf Ihre Aufgabe voll und ganz konzentrieren können und Sie nicht abgelenkt werden. Die ständige Erinnerung an die Aufgabe wird Ihnen nicht dabei helfen, sondern Sie eher an der Bearbeitung hindern. Microsoft OneNote bietet Ihnen hierzu die optimale Lösung. Es dient als Notizbuch und gleichzeitig als digitaler Post it-Ersatz. Hier können Sie Ihre Aufgaben aufschreiben und ablegen. So bleiben alle Aufgaben auf einen Blick ersichtlich und gleichzeitig machen Sie Ihren Kopf und Schreibtisch frei von den ständigen Gedanken um noch zu erledigende Aufgaben.

Innerhalb von OneNote können Sie sich Ihre eigene Struktur eines festgehaltenen Notizbuches erstellen. Es ist ein klassisches Ordner-System, welches in Bücher, Abschnitte und Seiten gegliedert ist. So entsteht eine gutdurchdachte Struktur und kein Chaos.

Ein weiterer Vorteil liegt auch in der Synchronisation und der Handhabung. Sie können OneNote mobil, stationär und ortsunabhängig verwenden und auf alle Notizen zugreifen. In Meetings können Sie ganz einfach die Flipchart oder eine Folie der Präsentation abfotografieren und in Ihre Notizen hinzufügen. So können Sie ganz einfach ein Meeting digitalisieren und mit Ihren Kollegen/Mitarbeitern teilen. OneNote kann Sie dabei unterstützen teamübergreifend zu brainstormen und Ideen zu entwickeln. Und dabei müssen sich die Teammitglieder nicht einmal an einem Ort befinden.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote ist eine Software von Microsoft, die den PC als digitalen Notizblock nutzt. 

Die praktische Suchfunktion ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf die richtigen Notizen. Zusätzlich können Sie zwischen den bestimmten Notizbüchern filtern und die von Ihnen erfasste Notiz mit einem Klick finden. Die Suchfunktion ist sogar so schlau, dass Sie die Inhalte von Bildern erkennt.

Gehen Sie Ihre Notizen regelmäßig durch und löschen/archivieren Sie auch einmal Notizen, die Sie nicht mehr benötigen. Hierzu gehört natürlich ein wenig Disziplin – aber am Ende sparen Sie sich jede Menge Zeit und können diese besser nutzen.

Als Grundvoraussetzung benötigen Sie, als moderner Arbeitgeber, und Ihre Mitarbeiter lediglich ein Arbeitsgerät, wie z. B. Notebooks und Docking Stationen. Des Weiteren hören Sie doch gerne einmal in den Podcast von Christoph Kühnapfel hinein – Papier ist out!

Gerne unterstützen wir Sie auch dabei, Arbeitsmanagement-Tools optimal bei Ihnen im Unternehmen einzusetzen.

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