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Zeitmanagement – die richtige Vorbereitung!

Verfasst von Team-IT Systemhaus

Das neue Jahr liegt schon ein paar Wochen zurück und die damit verbundene frische Energie schwindet ebenfalls so langsam dahin. Doch am Anfang des Jahres wollten wir doch alle so viel schaffen! Damit die Energie nicht verpufft, sondern dauerhaft Bestandteil des Arbeitsalltages ist, sollten Sie klare Strukturen nutzen und ein System entwickeln, was zu Ihren Aufgaben und Arbeitsabläufen passt.

Der heutige Arbeitsalltag ist für viele anspruchsvoller geworden als noch vor ein paar Jahren. Durch die Digitalisierung gibt es immer mehr neue Programme und Tools, die die Firmen verwenden, um im Wettbewerb mithalten zu können. Mitarbeiter müssen sich noch schneller in ihre Aufgaben und Programme einfinden und lernen mit ihnen umzugehen.

Nicht außer Acht gelassen werden darf aber der ganze administrative Aufgabenbereich eines jeden Mitarbeiters. Unzählige E-Mails, To Do-Listen, Anrufe, Meetings und vieles mehr. Und genau aus diesem Grund sollten Mitarbeiter ein Bewusstsein für ihren Arbeitsalltag entwickeln. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Weiterentwicklung und die Innovation im Unternehmen stattfinden können.

Doch wie schaffen Sie bei Ihren Mitarbeitern ein Bewusstsein, um deren Zeit effektiv und realistisch einzuschätzen und einzusetzen zu können?

Jeder Mitarbeiter sollte seinen Arbeitsalltag bewusst strukturieren und planen können. Hierbei helfen gewisse Management Tools, wie z. B. Microsoft Planner. Wichtig hierbei ist die Bereitschaft und Offenheit dazu, zu reflektieren, ob der gemachte Plan tatsächlich Sinn macht. Diese Routine ist für die ganze Firma ein Lernprozess, der nicht vernachlässigt und immer wieder aufgefrischt werden sollte.

Zeitmanagement

Unter Zeitmanagement versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.

Oftmals limitieren sich Mitarbeiter selbst und denken, dass einige unangenehme Aufgaben viel länger als wirklich nötig brauchen. Dies bietet ihnen einen Grund, die Aufgabe weiter nach hinten zu schieben.

Mitarbeiter sträuben sich und finden gewisse Aufgaben unbequem. Doch hier stellt sich die Frage, wieso sie sich vor gewissen Aufgaben sträuben und was ihnen nicht an dem Arbeitsalltag oder der Aufgabe gefällt. Wurden die Aufgaben  nicht ausreichend kommuniziert oder sind die Aufgabe generell einfach nicht ihr Aufgabenfeld und wurden an sie ausgelagert?

Mitarbeiter und Kollegen haben viel mehr Spielraum in der Gestaltung ihres Arbeitsalltages als sie denken. Denn nur sie wissen, wie ihre Arbeit genau abläuft und wie viel Zeit sie für Aufgaben wirklich benötigen.

Ein fairer Umgang mit der Unternehmenszeit ist hierfür ausschlaggebend. Denn laut einer Studie beträgt in Deutschland der Arbeitsverlust durch ineffiziente Arbeitsorganisation einen ganzen Tag pro Woche. Stellen Sie sich das einmal vor! Das bedeutet, dass etwa 20% der Arbeitszeit aufgrund komplizierter Prozesse, umständlichen Vorgehens oder schlechtem Zeitmanagements verschwendet wird. Besprechen Sie mit Ihrem Team unbedingt, welche Erwartungen und Ziele sie gemeinsam erreichen wollen und welche Aufgaben damit verbunden sind.

Schauen Sie außerdem genau hin. Nicht jeder Mitarbeiter oder Kollege plant gerne seinen Arbeitsalltag, sondern arbeitet eher seine Aufgaben ab. Stellen Sie also sicher, welche Vereinbarungen es gibt. Achten Sie darauf, dass sich niemand kontrolliert oder in seiner Arbeit eingeengt fühlt. Bieten Sie Raum für Feedback und. Dies kann zu und zu noch besserer Stimmung untereinander führen und dies hat auch signifikanten Einfluss auf die Arbeitsergebnisse jedes einzelnen.

Microsoft Planner

Microsoft Planner ist eine Planungsanwendung, mit der Anwender Aufgaben erstellen, verteilen und beobachten können. 

Microsoft Planner bietet durch seine Benutzeroberfläche eine optimale Unterstützung im Arbeitsalltag. Hier können Sie Aufgaben einstellen, ohne einen längeren Aufgabenverlauf in Projektteams zu organisieren und schaffen dadurch neue Standardprozesse, welche Sie einfach und schnell in die Zusammenarbeit integrieren können.

Ein geregelter Arbeitsalltag soll Mitarbeiter und Kollegen keinesfalls einengen, sondern ihnen als Orientierung dienen. Im Laufe der Zeit entwickelt sich eine gewisse Routine, die aber durchaus immer wieder verändert und optimiert werden kann und auch sollte. Planen Sie hierfür ein Meeting in Microsoft Planer mit Ihrem Team – stehen Sie im proaktiven Austausch, um den Arbeitsalltag von jedem zu verbessern. Und das Beste:

Selbst wenn ein Mitarbeiter nicht vor Ort sein sollte, sondern sich im Home Office befindet, kann dieser einfach an der Besprechung teilnehmen und sein Feedback mit Ihnen teilen.

Der erste Schritt ist getan.

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